Firmado por
David de la O en
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO,
REFLEXIÓN el
noviembre 18, 2009 |
13 comentarios .
Me encuentro leyendo el libro de Stephen R. Covey “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” el cual, aún sin haberlo terminado, me apresuro a decir que ¡es una obra cojonuda! Más adelante, en otra serie de post, quisiera hablar de los 7 hábitos que se comentan en el libro. Hoy me adelanto con la parte característica del nombrado como hábito 3, aún a riesgo de saltarme las “pautas” del autor, que dicen que los hábitos han de aprenderse secuencialmente según están expuestos.
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Últimamente andaba probando diferentes métodos y técnica que me ayudaran a organizarme mejor para poder conseguir los objetivos marcados pero, por algún motivo, no lograban satisfacer mis necesidades y, lo que es peor, no era capaz de sacar rendimiento de dichas técnicas. Fue entonces cuando di con este libro y con este método que, por lógico y sencillo, me está ayudando mucho en lo referente a la administración personal ¡Justo lo que necesitaba!
(…) La administración efectiva consiste en empezar por lo primero. Mientras que el liderazgo decide qué es «lo primero», la administración le va asignando el primer lugar día tras día, momento a momento. La administración es disciplina, puesta en práctica (…) (Fragmento del libro).
Fundamentalmente se habla sobre el hábito de la administración personal. Este hábito tiene que ver con las múltiples preguntas que surgen en el campo de la administración del tiempo y por extrapolación, de la vida. El verdadero desafío en sí, no es la administración del tiempo, sino la administración de uno mismo. Tomar el control del tiempo y de los acontecimientos en nuestras vidas, viendo como se relacionan con nuestras metas. Dos dimensiones: importancia y urgencia, crean las categorías de demanda sobre el tiempo.
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(…) «Administración del tiempo» es en realidad una denominación poco feliz; el desafío no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos. (…) (Fragmento del libro).
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Vamos a definir estos términos. Importante significa que se vincula a su misión, sus roles, sus metas. Es eso lo importante. Ahora ¿qué es urgente? Urgente es aquello que le apremia. Que necesita atención inmediata. Tiene que tomar acción cuando “suene el teléfono”. El “teléfono que suena” puede que sea una perdida total de su tiempo. No tiene nada que ver con su misión, sus roles y sus metas, pero hay que contestarlo. Y al hacerlo, podemos fácilmente desviarnos y entrar en la administración de cosas equivocadas (aunque lo hagamos de manera correcta).
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Esta técnica que estoy explicando nos ayuda a enfocar las prioridades. Nos ayuda a prestar atención a cómo pasar nuestro tiempo, a como actuar sobre las prioridades. Día tras días, momento a momento.
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(…) Se centra en el establecimiento de metas, objetivos a largo, medio o corto plazo hacia los cuales se orientarán el tiempo y la energía, en armonía con los valores. (…) (Fragmento del libro).
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El Dr. Covey ha formulado 4 dimensiones del tiempo, todas combinaciones de las 2 palabras que acabamos de definir: importancia y urgencia. Para ayudarnos a comprender veamos el siguiente esquema:
(Imagen original del libro)
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Esto es una matriz tiempo-administración y los cuatro segmentos se llaman cuadrantes:
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Cuadrante I: urgente e importante.
Cuadrante II: no urgente, pero importante.
Cuadrante III: urgente, pero no importante.
Cuadrante IV: no urgente y no importante.
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Refirámonos a dicho cuadrante:
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El cuadrante I es importante y urgente. Generalmente lo que llamamos problemas, crisis, que requieren atención para poder seguir adelante. O una reunión importante que se avecina; eso sería el cuadrante I porque si no asiste a la reunión tendrá un problema serio.
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(…) Las materias urgentes son por lo general muy visibles. Nos presionan; reclaman acción. A menudo complacen a otros. Por lo general las tenemos ante nuestras propias narices.
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El cuadrante I agota y consume a muchas personas. Son administradores de crisis, personas orientadas hacia los problemas, productores que trabajan al borde de los plazos.
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Algunas personas son literalmente acribilladas por los problemas todo el día y cada día. El único alivio que tienen consiste en huir hacia las actividades no importantes ni urgentes del cuadrante IV. De modo que en su matriz total, el 90 por ciento del tiempo está en el cuadrante I y la mayor parte del restante 10 por ciento en el cuadrante IV; a los cuadrantes II y III sólo les prestan una atención mínima. (…) (Fragmento del libro).
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¿Qué es el cuadrante II? Importante pero no urgente. Esto significa algo ligado a nuestra misión, nuestros roles y metas, pero que no conlleva el sentido del “ahora”.
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¿Qué es el cuadrante III? Urgente pero no importante. Es urgente, es próximo, delante de nosotros, el “teléfono que suena”, el correo sin contestar. Todas esas distracciones que son importantes para otras personas (quizás), pero que realmente no se relacionan con nuestra misión global o con la misión global de nuestra organización.
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(…) Hay otras personas que dedican mucho tiempo al cuadrante III, «urgente, pero no importante», pensando que están en el cuadrante I. Continuamente reaccionan ante las cosas urgentes, suponiendo que también son importantes. Pero la realidad es que la urgencia de esas cuestiones se basa a menudo en las prioridades y expectativas de los otros. (…) (Fragmento del libro).
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¿Qué es el cuadrante IV? Es la combinación de no urgente y no importante. Mucho tiempo perdido. Cosas agradables. Discusiones y consejos después de los acontecimientos. Muchísima televisión. Reuniones innecesarias o mal preparadas. Interrupciones que pueden consumir todo un día. Estar ocupado todo un día al final del cual, sentirse como que: ¡no he logrado nada hoy!
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(…) Las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes III y IV llevan vidas básicamente irresponsables. (…) (Fragmento del libro).
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(…) ¿Qué puede hacer usted, que no esté haciendo ahora y que, si lo hiciera regularmente, representaría una tremenda diferencia positiva en su vida personal? ¿Qué produciría resultados similares en su vida profesional o en su empresa? (…) (Fragmento del libro).
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Ahora pensemos en una actividad de nuestras vidas que si la llevamos a cabo maravillosamente bien y consistentemente, tenemos la absoluta certeza de que producirá resultados extraordinarios. El tipo de resultados que deseamos. Pensemos en una actividad de nuestra vida personal, luego una actividad del trabajo, de la vida pública… Quizás alguien diga: “si yo pasara más tiempo conversando individualmente con las personas clave en el trabajo y con mis seres queridos en casa; estoy convencido de que dicha actitud influiría mucho sobre el tipo de resultados que deseo”… bueno, ¿en qué cuadrante está esto? Solo puede estar en un cuadrante, en el II.
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Fíjese en la pregunta: Una actividad que usted sabe que si la realiza estupendamente bien y consistentemente, tendrá resultados maravillosos. Es importante y también no es urgente, sino la estaría haciendo. Está en el cuadrante II.
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Al continuar con “los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, veremos que todos están en el cuadrante II, importante pero no urgente. Y en los negocios, el Dr. Covey ha constatado que el cuadrante II es la clave de la administración.
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El gran filósofo italiano en el campo de la eficiencia, Pareto, formuló la regla del 80-20: el 80% de los resultados resultan del 20% de las actividades, estas son todas actividades del cuadrante II, todas.
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¿Qué le sucede al cuadrante I si se descuidan las actividades del cuadrante II? ¿Si se descuida la prevención, que sucede con los problemas? Van a aumentar y aumentar hasta que casi no habrán otros cuadrantes. Posiblemente consuma nuestra vida. A esto se llama, como comentaba antes, administración por crisis. Y la administración por crisis nos agota y se hace enorme. ¿Qué pasara del cuadrante I si nos ocupamos del cuadrante II? Se hará más y más pequeño. Nos quedará un poco. Cosas que no habíamos anticipado para nada. Será manejable, será viable y sentiremos que dedicamos más tiempo a la prevención y a la búsqueda de oportunidades.
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Ahora, ¿de dónde vamos a sacar el tiempo y la atención para el cuadrante II? Tiene que venir de los cuadrantes III y IV.
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El cuadrante IV es totalmente inútil. ¿Puedes nombrar una sola cosa de valor en el cuadrante IV? ¡El tiempo libre! ¿Es importante el tiempo libre? Si, por eso está en el cuadrante II. No hay nada de valor en el cuadrante IV. El cuadrante III, básicamente tampoco tiene valor, salvo para otras personas.
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De modo que el tiempo para el cuadrante II viene de los cuadrantes III y IV. ¡Sigamos haciéndolo, robándole un poco a los cuadrantes III y IV! ¡Aprendamos a decir –no-, agradablemente, sonrientemente, alegremente, pero digamos –no-! Porque al decir no al cuadrante III y IV, estamos diciendo –sí- al cuadrante II. Y cuando decimos –sí- al cuadrante II el cuadrante I se hace cada vez menor. Entonces estaremos trabajando sobre las cosas que más importan. No sobre las que importan menos. Lo que importa más nunca debe estar a la merced de lo que importa menos.
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(…) Es casi imposible decir «No» a la popularidad del cuadrante III, o al placer de huir al cuadrante IV cuando no se tiene un «Sí» más grande ardiendo adentro. Sólo cuando nuestra autoconciencia nos permite examinar nuestro programa —y tenemos imaginación y conciencia moral para crear un programa nuevo y singular centrado en principios al que se le puede decir «Sí»—, sólo entonces tendremos una fuerza de voluntad independiente que nos permita decirle «No», con una sonrisa auténtica, a lo que carece de importancia. (…) (Fragmento del libro).
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Sin embargo, el problema es que se requieren ciertas capacidades para concentrarse en el cuadrante II. ¿Cuál es la capacidad fundamental? Tenemos que ser PROACTIVOS. ¿Por qué? El cuadrante I nos afecta a nosotros, el cuadrante I actúa sobre nosotros; ¡pero hay que actuar sobre el cuadrante II! Planificación y organización: cuadrante II. Preparación personal: cuadrante II. Ejercicio: cuadrante II. Lectura, profunda y extensa, educación continua: cuadrante II… ¡El cuadrante II es la clave!
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(…) Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren más iniciativa, más proactividad. Tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las cosas ocurran. (…) (Fragmento del libro).
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El aprender como centrarnos en las actividades del cuadrante II es reorganizar nuestra vida entorno a nuestras metas y luego tener la disciplina de vivir la vida de acuerdo.
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¿Cómo conseguimos definir el contenido del cuadrante II? Debemos:
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1º- Identificar nuestros roles.
2º- Seleccionar varias metas para cada uno de ellos, que queramos realizar durante una semana.
3º- Dibujar nuestro cuadrante tiempo administración.
4º- Rellenar, según la programación temporal: una vez decidido los roles y metas adjudiquemos el tiempo que creamos necesario para su realización (se puede trasladar cada meta a un o varios días específicos a la semana o establecer una franja horaria diaria, etc.).
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Recuerda robar tiempo de los cuadrante III y IV para dárselo al cuadrante II – la clave del éxito en la administración-. El cuadrante I, a su vez, se irá haciendo cada vez más pequeño.
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Para terminar (que ya me estoy pasando): Soy consciente de no ser un experto en el uso de este sistema. Poco a poco y con su uso voy aprendiendo su utilización y lo que es más importante: su potencial. Es cierto que necesitamos incorporar a nuestra forma de pensar el resto de hábitos (los iremos viendo), pero considero muy interesante la administración del tiempo y por esto me adelanto. Además, en este concepto vamos más allá de la mera administración del tiempo, administramos también nuestras vidas, ya que todo está basado en nuestro propio sistema de valores tan necesario para conseguir el éxito en nuestros propósitos (ser ricos, conseguir dinero extra, éxito en las finanzas, éxito en las inversiones en bolsa o inmobiliarias, emprender un negocio, convertirnos en millonarios, rentabilidad para nuestra vida en general, etc.).
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¡MUCHOS ÉXITOS!
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Fantástico articulo, enhorabuena!
Me alegro de que te guste Ruben.
… Si pones en práctica el "sistema" nos cuentas qué tal ¿ok?
Gracias!!!
Yo hace un par de meses que lei el libro y me pareció muy bueno, como tu dices "lógico" y bastante eficaz.
Actualmente no sigo ni este, ni otros sistemas (ejem, ejem) pero si que sigo algunos de los "hábitos" que se mencionan y creo que realmente es eficaz.
Saludos!
Así es Jose… yo también creo que es muy eficaz… pero, para conseguir el éxito "total", debemos integrarlo junto con el resto de hábitos (y en el orden expuesto por el autor) ¿No crees?
Bueno, hablaremos de esto en próximos post.
Gracias por tu comentario.
Un abrazo Jose.
Buen artículo David, buscare ese libro para leerlo.
Suena fácil pero no lo es, ya que la gente común viene arrastrando muchos años con hábitos contrario a esto, pero el trabajo para convertir esto en un hábito valdrá la pena.
Lo contrario y normal seria:
Como siempre: lo urgente no deja tiempo para lo Importante.
Mafalda
Grasso error
Saludos =)
Totalmente de acuerdo Moisés. Así es, el esfuerzo de transformar los viejos y defectuosos hábitos en otros nuevos y productivos es muy complicado; te lo digo por experiencia… me está constando más de lo que pensaba… pero creo que será muy valioso de cara a la consecución del éxito.
Un abrazo Moisés.
Hola David!
Hacía mucho que no visitaba tu Blog. Enhorabuena por el trabajo de recopilación y reflexión que haces. Un abrazo!!
Gracias Isabel.
Me alegro de que una Coach profesional como tú comente en el blog y me anime con esas palabras positivas.
Un abrazo.
[...] para ti y hazlas. El único riesgo que corres es el de sentirte sumamente satisfecho. Según el principio de Pareto, el 20% de tus actividades son las que te reportan el 80% de tus resultados, concéntrate en ellas [...]
A saltos te leo y me ayudas. Gracias, ¡seguimos vivos y nadando! aunque algunas veces traguemos agua. Es curioso pensaba en esos miles de pequeños empresarios que antes no tenian una via de escape como esta, y solos continuaban…
Ayer tuve una motivacion, aunque casi es para ponerlo en descuartizando una mente millonaria…lo escribire ahi.
Un abrazo
Yhago
Me alegra saber que te soy de ayuda. Su quieres escribir un post invitado sobre tu “motivación” puedes mandármelo y lo vemos.
Saludos.
¡Con Tony Robbins en Roma 2010! – ¡SEMINARIO DE LIBERTAD FINANCIERA!
Sigo leyendo el libro,me encanta coincide con otros autores en señalar la mente como centro neuralgico pero jerarquicamente supeditado a cada uno de nosotros,… .
Esto me lleva a una reflexion doble, por un lado es como si el encargado de una empresa, por desidia,debilidad o ignorancia del dueño hubiese tomado las riendas de la misma (como dice el autor) siendo administrador pero sin ser lider, y que el lider ni se da cuenta en muchos casos( difenrentes seres humanos) de que tiene la posibilidad de dirigir su propia empresa, (esto me hace recordar historias de familias en la historia como el caso de los famosos validos españoles como Godoy o Prim, novelas).
Y por otro lado una reflexion mas profunda con posibles connotaciones religiosas, si nosotros no somos nuestra mente y podemos dirigirla, Covey habla de consciencia, pero..¿quienes somos nosotros entonces? es como las teorias sobre el universo, nos dicen que éste se expande..pero ¿hacia donde?.
La verdad tremendamente interesante el libro, por hablar de otra cosa que no sea economia, empresa y futbol.
Un saludo a todos
Hola David, Ante todo felicitarte por el articulo. Es cierto que mucha gente se esta dando cuenta de lo importante del tiempo, tanto para los negocos como para la vida. Yo he sufrido lo mío en el trabajo como Comercial y eso me ha derivado a tener problemas en lo personal , con la familia, por que arrastra. Hoy en día he sabido cambiar la mentalidad y darle una vuelta a mi organización para mejorar en la conciencia del tiempo. Cualquiera puede adesear riquezas y la mayoria de la gente las desean, pero sólo unos pocos saben, que los unicos medios fiables de acumular riquezas son mediante un plan definido ademas de un ardiente deseo de alcanzar la riqueza. Un Saludo y espero seguir en contacto.
Último post en el blog de CARLOS LUQUE: NOS CONVERTIMOS EN AQUELLO QUE PENSAMOS